Overzicht eisen examinerende instellingen SVH Sociale Hygiëne

Voor de afname van de computerexamens en schriftelijke examens Sociale Hygiëne, is het voor exameninstellingen mogelijk om deze examens onder licentie van SVH af te nemen. Het af te leggen examen is en blijft een SVH examen en leidt dan ook voor een geslaagde examenkandidaat tot een SVH Diploma Sociale Hygiëne waarmee de houder van het diploma recht heeft op bijschrijving in het Register Sociale Hygiëne. De taken van Registerhouder zijn bij wet aan SVH toegewezen.

Voorwaarde voor het verkrijgen van een licentie is dat de exameninstellingen aan de door SVH gestelde eisen voldoen.

SVH gaat met instellingen die voldoen aan de eisen[1] steeds voor een jaar een licentieovereenkomst aan. Voor instellingen die willen toetreden tot de examineringsmarkt van Sociale Hygiëne dienen voor 1 oktober van het lopende kalenderjaar hun concrete belangstelling kenbaar te maken bij SVH. Het traject van onderzoek of een instelling aan de eisen voldoet tot en met het testen van de vereiste beveiligde systemen neemt ongeveer 3 maanden in beslag. Aanvragen die na 1 oktober aan SVH kenbaar gemaakt worden, worden voor de volgende periode niet in behandeling genomen.

Informatieveiligheid

SVH is voor het afnemen van examens gehouden aan een omvangrijk eisenpakket, zoals dat onder andere door de Landelijke Examencommissie (LEC-SVH) is vastgesteld. Deze eisen vormen de basis voor het eisenpakket dat SVH aan andere exameninstellingen voorlegt wanneer zij interesse hebben om examens SVH Sociale Hygiëne af te nemen. Persoonsgegevens en de betrouwbare verwerking daarvan is een van de twee pijlers van het eisenpakket. Naast de eisen die de LEC-SVH hanteert, gelden onder andere de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en wel vanaf 25 mei 2018. De belangrijkste onderlegger voor deze AVG is de eis omtrent informatieveiligheid, informatiebeveiliging en informatiebetrouwbaarheid, zoals neergelegd in eisen van NEN-ISO/IEC 27001:2013. Het al dan niet voldoen aan de ISO-certificering is een showstopper. De exameninstelling dient NEN-ISO/IEC 27001:2013 gecertificeerd te zijn bij aanvang van de licentieovereenkomst. Het is aan de exameninstelling om deze certificering te regelen en valt buiten de hierboven genoemde periode van 3 maanden van onderzoek en testen. Exameninstellingen die aan de eisen voldoen maar nog geen ISO certificering NEN-ISO/IEC 27001:2013 hebben, mogen pas starten met examinering nadat de certificering rond is, het certificaat in kopie, inclusief de verklaring van toepasselijkheid in bezit is gesteld van SVH en de toetsitems zijn overgedragen.

Scope ISO-certificering

De scope voor de certificering conform NEN-ISO/IEC 27001:2013 voor exameninstellingen die als Licentienemer examens Sociale Hygiëne willen afnemen, moet ten minste omvatten:

- het organiseren van examens, waarmee wordt bedoeld het proces van bestellen van een examen door een kandidaat tot en met het vaststellen van een voorlopige examenuitslag;
- het verwerken van persoonsgegevens op alle locaties waar persoonsgegevens verworven en verwerkt worden;
- binnen de toegestane wettelijke kaders ter beschikking stellen van persoonsgegevens aan SVH voor de verwerking van waardepapieren voor geslaagde examenkandidaten, voor afwijzingsbrieven voor gezakte examenkandidaten en voor publicatie in het Register Sociale Hygiëne.

Eisen en audits

Naast de genoemde ISO-certificering geldt als tweede pijler uiteraard een eisenpakket omtrent het afnemen van de examens zelf, ongeacht of deze examens digitaal of schriftelijk worden afgenomen. Bij de beoordeling van een exameninstelling toetst SVH of de betrouwbaarheid van de daaraan ten grondslag liggende processen voldoende is. Alleen dan kan sprake zijn van een waarborging van het niveau van examinering dat door SVH wordt nagestreefd, conform de Algemene Beginselen van Behoorlijk Examineren. Dat zijn de beginselen zoals de Stichting Examenkamer die ontwikkeld heeft en die afgestemd zijn op de uitvoeringsvorm (computerexamens, dan wel schriftelijke examens, dan wel mondeling etc.)

Onlosmakelijk onderdeel daarvan is vrije toegang tot de examens voor auditoren van SVH, LEC-SVH en/of de Stichting Examenkamer.

De betrouwbaarheid van de examenprocessen dient op verschillende manieren te worden gegarandeerd. Dit wordt door SVH onder meer op de volgende punten gecontroleerd:

- gebruik van de toetsitems van SVH voor de examens Sociale Hygiëne. De subexamencommissie van SVH voert toetsitemanalyses uit waardoor de kwaliteit van de toetsitems gewaarborgd wordt en gelijk is voor de verschillende licentienemers.
- een degelijke toetssystematiek (digitaal dan wel schriftelijk) die door SVH op functionaliteit gecontroleerd wordt, waarbij elke examenkandidaat een unieke set van 40 vragen voorgelegd wordt tijdens het examen; en waarbij conform de toetsmatrijs de volledige database met toetsitems wordt gebruikt;
- beveiligde koppelingen om persoonsgegevens over te zetten naar SVH;
- om de authenticiteit van een diploma te kunnen waarborgen moet de examenkandidaat duidelijk identificeerbaar zijn conform de gegevens op het bij het examen gehanteerde geldige id-bewijs, daarom worden minimaal de volgende persoonskenmerken conform de geldende wetgeving vastgelegd en gecontroleerd; officiële voorletters, achternaam, geboortedatum en geslacht van de examenkandidaat, welke overeenkomen met hetgeen vermeld op het identiteitsbewijs dat getoond en gecontroleerd wordt bij het examen.

Naast de inhoudelijke beoordeling van het examenproces dient SVH te kunnen monitoren hoe het examenproces in de praktijk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. SVH vereist dan ook het recht op het uitvoeren van audits bij het examenbureau zelf en op de toetslocaties. Audits kunnen te allen tijde onaangekondigd worden uitgevoerd. Daarnaast gelden op maat gemaakte afspraken inzake eisen aan de klantenservice en de voorlichting over het examen SVH Sociale Hygiëne en aanverwante onderwerpen die per se bij SVH liggen. Deze eisen worden gedurende een traject gedeeld met de exameninstelling.

Start van het traject: een Quickscan

Op voorhand toetst SVH of een exameninstelling in aanmerking kan komen om onder licentie examens SVH Sociale Hygiëne af te nemen. Deze toetsing op kwaliteit van examinering gebeurt op basis van een quickscan. Deze scan dient als een aanzet en is niet volledig omdat er altijd een zekere vorm van maatwerk vereist wordt voor het doorgeven van gegevens (zoals uitslagen, persoonsgegevens, factuurgegevens).

Deze quickscan als toetsing vooraf is een papieren toetsing, op hoofdlijnen. SVH kan in deze fase referenties opvragen over de exameninstelling bij haar toezichthouder, de Stichting Examenkamer. Op de quickscan en de gehele licentieovereenkomst is een geheimhoudingsverplichting van toepassing. Een geheimhoudingsverklaring dient door de licentiegever en de beoogde licentienemer getekend te worden.

Buiten deze toetsing bestaat de verantwoordelijkheid van de exameninstelling om op eigen rekening en risico examens in te boeken en af te rekenen met de consument. De wijze waarop dat gebeurt is de volledige verantwoordelijkheid van de exameninstelling, met dien verstande dat de examenkandidaat van meet af aan moet weten dat zijn persoonsgegevens toekomen aan SVH. Dit moet expliciet zijn medegedeeld aan de examenkandidaat voordat een examen betaald wordt. Het aanbieden van examens is pas toegestaan na schriftelijke toestemming van SVH geslaagd zijn. De looptijd van de licentie-overeenkomst gaat dan pas in: pas na de ketentoets en na controle of aan alle eisen wordt voldaan wordt de overeenkomst gesloten op grond waarvan dan met toestemming geëxamineerd kan worden. Instellingen die examens mogen afnemen worden vermeld op www.svh.nl en aangemeld bij de Stichting Examenkamer. SVH en de Stichting Examenkamer ontvangen wekelijks van het examenbureau het overzicht van de af te nemen examens, zodat zij toezicht kunnen houden op de naleving van procedures en gemaakte afspraken.

Voor de toetsing van het examenproces, ontvangt SVH de volgende stukken van een exameninstelling:

Gegevens exameninstelling

- Uittreksel Kamer van Koophandel;
- Statuten;
- Volmacht rechtsgeldige vertegenwoordiging;
- Algemene beschrijving van de exameninstelling;
      - Organigram exameninstelling voorzien van functies en namen van alle medewerkers (intern en extern) die betrokken zijn bij het examenproces;
      - Voorbeeld van geheimhoudingsverklaring medewerkers;
      - Bewijs van Registratie bij Autoriteit Persoonsgegevens;
      - Beschrijving van proces van kwaliteitsbewaking
            - Welke functionaris is hiermee belast?
            - Welke instrumenten worden ingezet?
            - Bewijs van certificering NEN-ISO/IEC 27001:2013 (kopie certificaat en verklaring van toepasselijkheid)

Examenprogramma

- Beschrijving van het in gebruik zijnde toetsitemsysteem;
      - Hoe worden examensets samengesteld?;
      - Beschrijving en toelichting op het proces van verwerking en vaststelling van de voorlopige examenuitslagen;

Daarnaast zijn de volgende bepalingen van toepassing:

- De eindtermen, de exameneisen en de cesuur zijn altijd van SVH afkomstig;
- Beschrijving en toelichting op toegepaste examenvormen, type(n) en examenduur (altijd 40 minuten en altijd meerkeuzevragen);
- Examenreglement SVH is altijd van toepassing en prevaleert boven andere van toepassing zijnde reglementen van de exameninstelling;
- De cesuur, toetsmatrijs, toets-items, cijferbepaling, cijferoverzicht en de examenduur zijn altijd afkomstig van SVH en moeten gebruikt worden door de exameninstelling;
- Analyses van toetsitems worden uitsluitend door SVH uitgevoerd;
- Beschrijvingen examenprocedures m.b.t. de afname van het examen;
- Beschrijving en toelichting op de eisen die aan examenlocaties worden gesteld;
- Beschrijving en toelichting van de eisen die aan examinatoren en toezichthouders worden gesteld;
- Beschrijving en toelichting op gehanteerde fraudepreventie;
- De definitieve uitslag wordt door SVH vastgesteld;
- Bezwaarprocedure en commissie van beroep en inzage in examens gaat altijd via SVH.

Na de quickscan volgt, bij een positief advies, het implementatietraject van ca. 3 maanden. Hierbij wordt het proces in gang gezet voor het maken en testen van koppelingen en het inrichten en testen van databases van onder andere de toetsitems. Itembanken die in TeleToets of TestVison beheerd worden, worden door SVH ondersteund.

Kosten die gemoeid zijn met koppelingen tussen systemen om uitslagen, NAW-gegevens en andere noodzakelijke gegevens over te zetten naar SVH komen voor rekening van de exameninstelling. Deze koppelingen kunnen alleen tot stand komen onder de eisen van NEN-ISO/IEC 27001:2013. Als richtlijn geldt een bedrag van € 2.600,- (40 uur x € 65,- per uur) exclusief btw.

Licentieovereenkomst en prijsbeleid

De afspraken tussen SVH en de exameninstelling betreffen een marktconforme, commerciële overeenkomst waarbij voor alle exameninstellingen die onder licentie van SVH examens Sociale Hygiëne afnemen dezelfde voorwaarden gelden.

SVH voert het beheer van de database van de toetsitems in de afspeelomgeving van de exameninstelling. Mede daardoor zal niet elke instelling die aan de eisen voldoet, in aanmerking komen voor een licentieovereenkomst. SVH moet het toezicht en de kwaliteit kunnen waarborgen en zal daarom met maximaal vijf exameninstellingen een licentieovereenkomst aangaan. Door versnippering tegen te gaan, kan SVH instaan voor borging van het toezicht en het nakomen van de gemaakte afspraken. Dit draagt bij aan de zekerstelling van de juiste verwerking van persoonsgegevens en de gewenste kwaliteit van examinering.

Alle afspraken tussen de exameninstelling en SVH worden in een licentieovereenkomst opgetekend. Deze overeenkomst heeft de looptijd van een jaar en kan jaarlijks door SVH verlengd worden, onder de voorwaarde dat de regeling Sociale Hygiëne vanuit de Drank- en Horecawet niet wijzigt.

Minimale afname per jaar

In het kader van de vereiste professionaliteit en om inefficiëntie tegen te gaan, moet een exameninstelling garant staan voor een afname van tenminste 1.500 examens Sociale Hygiëne per jaar. In een businessplan moet duidelijk worden welke doelgroepen bediend kunnen worden, welke relaties er liggen met opleiders en op welke wijze individuele kandidaten voor examens worden geworven. In de fase van de quickscan moet aangetoond worden dat de exameninstelling in staat is dit aantal examens succesvol volgens de eisen af te nemen. Wanneer de exameninstelling aan het einde van het jaar niet de vereiste 1.500 examens heeft afgenomen, stuurt SVH een factuur ter hoogte van de som die gelijk is aan het aantal examens dat de instelling tekort komt.

Deze drempel moet voorkomen dat er een onhoudbaar stelsel ontstaat met talloze kleine exameninstellingen. Dat maakt borging van kwaliteit lastig en is niet in het belang van de volksgezondheid wat betreft sociale hygiëne. Alle examenkandidaten die dat wensen, moeten geëxamineerd kunnen worden. Er is voldoende aanbod gewenst van examenplaatsen. Daarom is het van belang dat de exameninstellingen die een licentieovereenkomst met SVH aan zijn gegaan ook daadwerkelijk de examens organiseren en afnemen zodat er voldoende marktwerking is. Het feit dat een exameninstelling een van de vijf licenties heeft en niet examineert komt de benodigde marktwerking niet ten goede.

Prijsbeleid

De exameninstelling draagt een vast licentiebedrag af aan SVH en is volledig vrij in het bepalen van de eindprijs voor de consument. Exameninstellingen kunnen concurreren op prijs en kwaliteit van dienstverlening, niet op de inhoud, de cesuur, afnamerichtlijnen, cijferbepalingen en de toetsmatrijs van het examen Sociale Hygiëne.

Facturering door SVH gebeurt elke 14 dagen op basis van de afgenomen examens en geldt voor zowel geslaagden en afgewezen kandidaten. De betaaltermijn is 14 dagen. Resultaten en diploma’s worden binnen 10 werkdagen na het examen door SVH verwerkt en verstuurd aan de kandidaten of de exameninstelling.



[1] Op basis van wet- en regelgeving kunnen de eisen eenzijdig worden aangepast door SVH